A la suite d’une interpellation de membres, le Conseil de l’Ordre a sollicité la Commission de droit des obligations et commercial afin qu’elle se détermine sur les questions de savoir (1) si la modification de l’art. 60 al. 1bis CO – qui prolonge le délai de prescription en cas de mort d’homme ou de lésions corporelles à 20 ans – a une influence sur le délai de conservation des dossiers qui est actuellement de 10 ans et (2) si un dossier numérisé suffit à respecter les obligations d’archivage des avocats.
Le Conseil de l’Ordre remercie vivement la Commission pour son travail et vous invite à en prendre connaissance:
Conservation et Archivage des dossiers
26.11.2025
Le Conseil de l’Ordre tient à préciser, à l’attention des avocat·es qui souhaitent ne conserver au titre d’archives qu’une version numérisée du dossier, qu’il est indispensable de s’assurer au préalable que la conservation des données numériques respecte la LPD et que les conditions de fiabilité, d’accessibilité et de sécurité sont respectées s’agissant du moyen de stockage (cf. Lignes directrices du CCBE sur l’usage des services d’informatique en nuage par les avocats). Le Conseil recommande également de restituer les documents originaux (en particulier conventions et jugements) aux clients à la fin du mandat.
Une fois que la conservation numérique remplit ces conditions, toutes les versions papiers peuvent être détruites. Il est néanmoins loisible à l’avocat·e de demander au client s’il souhaite se voir remettre la version papier de son dossier avant destruction.
Le Conseil n’a pas tranché expressément la question des actes de procédure munis du tampon de réception. L’avocat·e prudent·e les restituera donc à son client, contre quittance.
Pour lever tout doute sur l’admissibilité de cette pratique, il est recommandé de préciser dans la procuration ou la lettre de mandat que l’étude peut conserver ses dossiers en version électronique ou papier, ce que le client accepte.
Les modèles de procuration de l’OAV ont été mis à jour en ce sens (lien).
(Précédente note du Conseil de l’Ordre en lien avec le délai de conservation de 10 ans découle des art. 958f et 127 CO (prescription) et implicitement de l’obligation d’exercer sa profession avec soin et diligence (art. 12 let. a LLCA): note sur la conservation électronique des archives)
