Digitalisation de la profession d’avocat·e

La Loi fédérale sur les plateformes de communication électronique dans le domaine judiciaire (LPCJ) rend l’usage de la plateforme justitia.swiss obligatoire pour certaines procédures judiciaires.

Sont concernées: la procédure civile, la procédure pénale et la procédure judiciaire administrative fédérale. Les cantons peuvent également étendre cette obligation à leurs propres procédures administratives contentieuses. Les procédures fondées sur la LPGA, notamment en matière d’assurances sociales, restent pour l’heure en dehors du champ d’application de la LPCJ.

Dans le canton de Vaud, le programme eJustice.VD vise l’extension de la communication électronique à la procédure administrative contentieuse cantonale avec les défis que cela représente, en particulier s’agissant des autorités administratives dont le fonctionnement interne varie grandement.

La plateforme justitia.swiss est strictement réservée aux échanges entre les autorités et les parties à la procédure. Elle ne permet donc pas de communiquer avec des confrères/consoeurs, ni avec des clients.

La LPCJ a été adoptée par le Parlement le 20 décembre 2024. L’Ordonnance d’exécution est en cours d’élaboration.

Leur entrée en vigueur se fait en deux temps:

• certaines dispositions de la LPCJ sont déjà en vigueur depuis le 1er octobre 2025,
• les autres dispositions prendront effet au plus tôt le 1er janvier 2027.

Dès l’entrée en vigueur finale, toutes les autorités soumises à la LPCJ seront tenues d’accepter de recevoir des communications électroniques via la plateforme justitia.swiss.

Les cantons disposent, dès l’entrée en vigueur finale de la LPCJ, d’un délai transitoire de cinq ans pour rendre, sur leur territoire, la communication électronique obligatoire pour les représentants professionnels (dont les avocats), mais au plus tôt dès 2028.

Chaque canton déterminera son propre rythme. Les cantons ont la possibilité de prévoir une entrée en vigueur différente pour les procédures civiles et pénales.

Pour les avocat·es, il sera donc essentiel de vérifier, selon la juridiction saisie, la date à partir de laquelle l’utilisation de la plateforme sera obligatoire.

La plateforme justitia.swiss est la nouvelle porte d’entrée numérique de la justice suisse.

Elle permet le dépôt d’actes, la réception de décisions et de notifications, ainsi que la consultation électronique du dossier lorsque l’autorité en ouvre l’accès.

S’agissant de la consultation du dossier, il demeurera nécessaire de demander la consultation du dossier à l’autorité concernée, via la plateforme. Les documents transmis par la plateforme sont des copies des documents des autorités. La plateforme ne donne pas accès directement au dossier des autorités accordant l’accès à un dossier pour consultation.

L’accès à la plateforme peut se faire:

• soit directement via un navigateur web (web app),
• soit, pour autant que l’infrastructure informatique de l’avocat soit configurée en ce sens, à travers l’application métier de l’avocat, reliée à la plateforme par une interface (API).

L’utilisation de la plateforme nécessite la possession d’une identité électronique. Il est recommandé d’utiliser AGOV, l’identité électronique développée par l’administration fédérale.

La possession d’une identité électronique a pour effet que l’avocat·e n’a plus besoin de signer chaque document déposé: l’authentification via une identité électronique et le cachet apposé par la plateforme remplacent la signature électronique qualifiée, actuellement nécessaire pour la communication électronique via IncaMail et PrivaSphere.

L’utilisation de la plateforme implique la création d’un profil d’utilisateur sur la plateforme elle-même, étant précisé qu’une même personne peut disposer d’une pluralité de profils liés à une seule entité numérique AGOV (par exemple un avocat exerçant parallèlement une activité de vice-président aux Prud’hommes).

Il est recommandé aux avocat·es de choisir le profil d’ »organisation« , davantage adapté à la pratique professionnelle. Ce profil permet d’enregistrer l’étude, de désigner un administrateur responsable et d’ajouter plusieurs membres de l’équipe (associés, collaborateurs, personnel administratif, prestataire IT).

Chaque membre se voit concéder des droits pouvant être configurés pour être adaptés à sa fonction: lecture, envoi, réception, préparation, etc.

Le profil « individuel » est strictement personnel. Ce profil ne peut contenir qu’un seul membre et ne permet donc pas de délégation, raison pour laquelle il est jugé moins adapté à la pratique.

Chaque profil dispose d’une adresse de notification unique (une suite de 8 caractères alphanumériques): c’est cette adresse que l’autorité doit saisir pour envoyer les communications officielles. Sur les quittances générées par la plateforme pour les envois figurera le nom de la personne désignée comme responsable du profil. Ce nom s’affiche quel que soit le(s) membre(s) du profil, qui prépare(nt) et/ou procède(nt) à l’envoi ou à la réception des documents via plateforme.

La mise en place du profil d’organisation suppose de définir clairement, au sein de celle-ci:

• qui seront les administrateurs du profil ;
• qui sera autorisé à ouvrir les communications reçues (ce qui vaudrait notification et, par conséquent, pourrait déclencher un délai) ;
• qui sera habilité à expédier des actes.

Lors du dépôt d’une communication sur la plateforme, l’avocat·e doit d’abord sélectionner l’autorité destinataire, puis saisir le numéro de son dossier (facultatif), sélectionner et télécharger les documents qu’il souhaite transmettre et désigner parmi ceux-ci le document principal (généralement la lettre d’accompagnement).

En l’état, les pièces peuvent être envoyées en un seul fichier ou séparément. Il est conseillé de les déposer pièce par pièce, pour faciliter le traitement par les autorités.

À chaque envoi, la plateforme émet une quittance d’expédition, pourvue d’un cachet électronique de la plateforme, indiquant la date, l’heure de l’envoi et les valeurs de hachage des fichiers transmis. Cette quittance prouve la transmission et doit être conservée à l’instar de qui prévaut actuellement pour la quittance d’un envoi postal.

Les communications des autorités sont aussi notifiées via la plateforme justitia.swiss.

Cas échéant, le délai lié à cette communication commence à courir au moment de l’ouverture de l’envoi ; si l’envoi n’est pas consulté dans les sept jours, la notification est réputée intervenue à l’échéance de ce délai.

Une quittance de consultation enregistre la date et l’heure de l’ouverture de l’envoi – elle constitue la preuve du point de départ du délai.

Les autorités apposent un cachet électronique réglementé et un horodatage électronique qualifié au sens de la SCSE sur les documents à transmettre.

Ces changements impliquent une nouvelle organisation:
bien qu’une information de la survenance d’une communication est transmise par email (push), il est recommandé à l’avocat·e de surveiller les notifications reçues sur la plateforme chaque jour ouvrable (à l’instar du relevé d’une boîte aux lettres), archiver les quittances d’envoi et de réception et les documents reçus, et formaliser une politique interne claire sur les accès et délégations à la correspondance transitant via la plateforme.

Il est souligné que la plateforme n’archive ni les documents qu’elle transmet, ni les quittances qu’elle émet, ceux-ci étant effacés après un délai de 90 jours.

La LPCJ protège les utilisateurs en cas d’inaccessibilité de la plateforme.

Si la plateforme justitia.swiss n’est pas accessible à l’échéance d’un délai, celui-ci est prolongé jusqu’au jour suivant celui où la plateforme fonctionne à nouveau ; s’il tombe un week-end ou un jour férié, il est repoussé au premier jour ouvrable. Il suffit de rendre vraisemblable l’impossibilité d’accès: aucune preuve technique stricte n’est exigée.

Ce qui précède prévaut en cas d’inaccessibilité générale de la plateforme, mais non en cas d’inaccessibilité limitée à l’avocat·e concerné·e (qui pourrait provenir par hypothèse d’une panne du réseau ou d’une coupure de courant propre à l’avocat·e ou d’un dysfonctionnement de son application métier.) Durant la période d’indisponibilité, l’obligation d’utiliser la plateforme est suspendue.

L’avocat·e peut alors transmettre ses écritures par une autre voie autorisée par le droit de procédure applicable.

Il est recommandé à chaque étude de prévoir une procédure interne en cas dysfonctionnement (personnel ou généralisé) de la plateforme, précisant notamment la documentation de l’incident et les mesures de substitution prévues.

L’accès à la plateforme justitia.swiss ne requiert pas d’équipement complexe:
un ordinateur fiable, une connexion Internet stable, un scanner et une identité électronique AGOV suffisent.

Pour un usage fluide et conforme, certains outils sont toutefois recommandés:

• un logiciel permettant de découper, fusionner et convertir les documents PDF;
• un logiciel appliquant l’OCR sur les documents scannés et les documents électroniques reçus pour permettre la recherche plein texte et le copier-coller ;
• un logiciel de gestion documentaire électronique (GED/DMS) afin de simplifier le classement et la gestion des documents et des quittances.

Chaque étude devra également déterminer son organisation:
définir qui dépose, qui valide, qui ouvre les notifications, et comment sont classées les quittances et les documents reçus via la plateforme. Ces tâches doivent être intégrées aux procédures internes de l’étude.

Le projet Justitia 4.0 est financé à 50 % par la Conférence des directrices et directeurs des départements cantonaux de justice et police (CCDJP) et à 50% par les tribunaux.

Les émoluments pour l’utilisation de la plateforme seront perçus auprès des autorités utilisatrices de la plateforme.

Les avocat·es ne devraient donc pas supporter d’émolument direct pour l’utilisation de la plateforme justitia.swiss et les opérations réalisées par son intermédiaire.

Une partie des coûts supportés par les autorités devrait être à terme répercutée sur les émoluments à la charge des parties.

L’usage de la plateforme justitia.swiss transforme en profondeur la gestion de la correspondance avec les autorités judiciaires:

• la correspondance postale est remplacée par une communication électronique ;
• l’ouverture d’une notification peut déclencher les délais qui y sont liés ;
• les quittances électroniques remplacent les récépissés postaux ;
• la numérisation, le nommage et le classement des documents numériques deviennent des tâches clés ;
• une surveillance quotidienne de la correspondance entrante de la plateforme s’impose ;
• les absences et les délégations qui y sont liées doivent être planifiées.

En somme, le changement est autant organisationnel que technologique: il impose d’adapter les processus internes de l’étude et de former les équipes à cette nouvelle logique numérique.

L’Ordre des avocats vaudois est pleinement engagé dans cette transition numérique.

Il participe activement au projet pilote vaudois, échange régulièrement avec l’Ordre judiciaire et le Ministère public, et collabore avec les autres ordres cantonaux pour identifier en amont les difficultés et harmoniser les pratiques.

Pour soutenir ses membres, l’OAV entend mettre en place, en collaboration avec Justitia 4.0 et eJustice.VD:

• des formations destinées aux avocat·es et leur personnel administratif ;
• des guides pratiques sur la création du (des) profil(s) de l’étude, la création d’une identité électronique AGOV, la gestion des droits au sein des profils et les protocoles en cas d’inaccessibilité de la plateforme ;
• une page web dédiée, régulièrement mise à jour avec le calendrier actualisé de l’avancée du projet Justitia 4.0, des recommandations pratiques et des modèles utiles ;

L’objectif est de permettre à chaque étude de se préparer à utiliser la plateforme justitia.swiss au plus tard lorsque la communication électronique deviendra obligatoire.