Le Conseil de l’Ordre vous invite à prendre connaissance du compte-rendu de sa dernière rencontre avec la Confrérie des Présidents, faisant état des positions respectives sur les sujets évoqués :
Droit de la famille
Distinction entre droit de visite médiatisé (Accord famille par exemple) et gratuité de la médiation de l’art. 218 CPC
Les Présidents souhaitent que les avocats soient rendus attentifs à la distinction entre visites médiatisées et médiation entre les parties pour favoriser les relations personnelles et en particulier au fait que les visites médiatisées ne seront pas couvertes par la médiation de l’art. 218 CPC. Les visites médiatisées (exercice du droit de visite par l’intermédiaire de Point rencontre ou Accord famille) ne sont pas gratuites. S’agissant de la médiation, une gratuité peut être accordée en application de l’art. 218 CPC mais elle n’est pas liée à l’octroi de l’assistance judiciaire aux parties si bien qu’il faut la demander.
La réquisition de pièces dans des déterminations deux jours avant l’audience est tardive, car impossible à ordonner en temps utile
Les Présidents exposent qu’en cas de réquisition de pièces dans un délai inférieur à 10 jours, la production pourra être ordonnée mais elle ne sera sans doute pas en mains du juge et des parties au moment de l’audience. Les avocats qui ne respecteront pas ce délai prendront donc le risque que la réquisition ne soit pas suivie d’effet.
Des conclusions superprovisionnelles sans urgence ne permettent pas d’obtenir plus rapidement une audience
Les Présidents souhaitent rappeler aux avocats que ce n’est pas parce qu’une requête de MSP est déposée que l’audience sera fixée plus rapidement.
Fixation de l’audience de mesures provisionnelles avant le rendu de l’ordonnance de mesures superprovisionnelles
Le Conseil de l’Ordre attire l’attention des Présidents sur la problématique suivante :
Un avocat a déposé une requête de MSP qu’il n’a pas communiqué au confrère adverse en raison de la teneur de la requête. Lorsque le greffe a contacté le confrère adverse par téléphone pour fixer l’audience de MP, ce dernier a compris qu’une requête avait été déposée.
Pour palier ce problème, les Présidents exposent qu’il est nécessaire que l’avocat attire l’attention du Tribunal sur le fait que la requête n’a pas été communiquée en copie au confrère adverse précisément en raison de la teneur de ses conclusions, sinon la requête n’a plus d’objet.
Pécuniaire / CPAT
Lorsque des parties transigent, indiquer ce qui est prévu pour les frais et dépens, qui peuvent être conséquents en CPAT
Confrontés à la production de conventions dans lesquelles les parties oublient de convenir du sort des frais et dépens, lesquels peuvent être très importants devant la Chambre patrimoniale,
les Présidents souhaitent rappeler aux avocats que les transactions doivent contenir une disposition sur la répartition des frais et dépens et que, si nécessaire, ils peuvent solliciter les magistrats pour une estimation des frais.
En cas de novas, attendre que l’on impartisse des délais pour se déterminer, pour éviter des déterminations sur déterminations et un désordre
Les Présidents souhaitent rappeler aux avocats qu’ils sont priés d’attendre que le Tribunal leur impartisse un délai pour se déterminer sur chaque partie des novas, lesquels sont toujours traités en deux temps : (1) détermination sur le principe de l’admission des novas et (2) en cas d’admission, détermination sur les novas.
Assistance judiciaire
Paiement de l’indemnité AJ dans les dossiers faisant l’objet d’un appel/recours
Les Présidents rappellent que tant que le jugement n’est pas définitif et exécutoire, il n’est pas procédé au paiement de l’indemnité AJ dès lors qu’ils ignorent si cette dernière fait ou non l’objet de l’appel ou du recours déposé.
Cependant, si l’avocat écrit au juge pour demander le paiement en prouvant que l’indemnité AJ n’est pas contestée (par un courrier de sa cliente par exemple), les Présidents transmettent le dossier pour règlement de l’indemnité AJ plus rapidement.
Retard de paiement des indemnités AJ
Le Conseil de l’Ordre est préoccupé par le retard pris par certains TDA dans le paiement des indemnités AJ.
Les Présidents confirment que des instructions ont été données aux gestionnaires pour que les dossiers soient transmis plus rapidement à la comptabilité. Actuellement, le délai moyen pour le paiement des indemnités AJ se situe entre 3 et 6 semaines.
Pratiques concernant le retranchement des heures à l’assistance judiciaire
Le Conseil de l’Ordre expose avoir été interpellé à plusieurs reprises sur le « sabrage » des opérations. Les motifs retenus dans les décisions laissent entendre que les avocats alourdissent leur note et/ou auraient mal travaillé, ce qui est inadmissible.
S’agissant plus particulièrement des retranchements au motifs que les courriels/courriers adressés au client suivant un courrier adressé au Tribunal paraissent être des mémos de transmission, il est suggéré que les avocats indiquent, dans la liste des opérations, les correspondances qui sont des mémos (non indemnisés) et celles qui sont des lettres au client afin de faciliter la taxation.
En présence d’une liste d’opérations particulièrement importante par rapport à la difficulté de la cause, respectivement sa valeur litigieuse, l’avocat est invité à préciser/motiver sa note pour justifier l’ampleur des opérations.
Pratique concernant la tolérance oscillant entre 1h et 3h d’opérations postérieures au jugement
Les Présidents précisent que le « forfait » dépend de la difficulté du dossier. Sauf cas exceptionnel, la tolérance est généralement de 30 minutes – 1 heure pour les opérations postérieures au jugement.
Art. 39 al. 4 CDPJ en matière d’AJ lorsqu’aucune action n’est pendante
Les Présidents souhaitent rappeler qu’en l’absence d’action pendante, les avocats doivent veiller à demander la prolongation du délai péremptoire d’un an (et non la prolongation du bénéfice de l’AJ), faute de quoi ils s’exposent à ne pas être rémunérés pour leurs opérations hors procédure (cf. CREC 14 mars 2019/67).
Distinction entre le travail d’avocat et d’avocat-stagiaire
Les membres de l’OAV sont priés de distinguer, dans leur liste d’opérations, le travail effectué par l’avocat de celui de l’avocat-stagiaire et de présenter des totaux séparés pour chacun d’eux.
Fixation des audiences
Rapidité des réponses lors de la fixation des audiences, en particulier au pénal, avec le risque que des dates bloquées soient finalement prises pour une autre audience et disponibilité de l’agenda pour de telles fixations
Les Présidents exposent que les dates proposées aux avocats ne restent pas longtemps à disposition. Ainsi, plus les réponses des avocats sont rapides et plus il y a de chance qu’une des dates proposées soient encore disponible.
Les Présidents estiment que le système actuel fonctionne tout aussi bien que Doodle (utilisé par la CDAP), l’e-mail envoyé aux avocats demeurant valable 48h.
Les Présidents sont rendus attentifs à la nécessité d’instruire le greffe, qui recevrait un message automatique d’absence, à transférer l’e-mail avec les propositions de dates au secrétariat de l’Etude.
Divers
Des bordereaux séparés pour les pièces produites et les pièces requises sont appréciés car ils évitent que des pièces requises échappent aux TDA
Les Présidents souhaitent rappeler aux avocats que la pratique veut que les pièces requises fassent l’objet d’un bordereau distinct de celui accompagnant les pièces produites. Il en va de même des listes de témoins, lesquelles doivent comporter les coordonnées (adresse) de ceux-ci afin de faciliter leur citation le cas échéant.
Le fait d’adresser des bordereaux séparés simplifie le travail des Présidents et des gestionnaires et limite surtout le risque que la mention échappe au magistrat.
L’efax est réservé aux urgences ; risque que des véritables urgences passent à la trappe au milieu des efax non urgents
Les membres de l’OAV sont rendus attentifs au fait que l’utilisation de l’efax est réservée aux urgences.
Pratique tendant à facturer CHF 0.30 les photocopies effectuées au greffe lors de la consultation d’un dossier (y compris en cas d’AJ)
Les Présidents indiquent que la facturation est imposée par le tarif et vérifiée par le SGOJ. La règle est donc que les photocopies doivent être facturées (art. 95 TFJC) et non l’inverse, y compris au bénéfice de l’AJ.
Les Présidents relèvent également que les copies sont couvertes par le forfait de 5% de débours alloués en matière d’assistance judiciaire.
