Assistance judiciaire
Droit du client de se déterminer sur les opérations de son conseil d’office avant la décision de taxation
Sur question du Bâtonnier, les Présidents ont indiqué qu’il n’existe pas de pratique visant à mettre en œuvre le droit du client de se déterminer sur les opérations de son conseil d’office avant la décision de taxation. Ils partent du principe que c’est à l’avocat de le faire, en soumettant sa liste d’opération à son client au préalable.
Taxation consécutive au retrait de l’opposition du prévenu peu avant l’audience
Sur question du Bâtonnier, les Présidents ont confirmé, dans la mesure où c’est le Tribunal de police qui prend acte du retrait de l’opposition, que c’est à lui de fixer l’indemnité de l’avocat pour les opérations consécutives à l’ordonnance pénale.
Délai de paiement des indemnités
Les Présidents ont été rendus attentifs au fait que des avocats rencontrent toujours et encore des difficultés à obtenir le paiement de leur indemnité dans des délais raisonnables.
Il sera rappelé aux avocats qu’en cas d’appel contre la décision au fond, les TDA ne peuvent pas payer l’indemnité d’office à moins que :
- L’avocat demande expressément que son indemnité soit traitée en note intermédiaire ;
- L’avocat écrit au juge pour demander le paiement en prouvant que l’indemnité AJ n’est pas contestée (par un courrier de sa cliente par exemple).
S’agissant de la problématique des dépens contestés qui empêche le paiement de l’indemnité AJ, les Présidents ont indiqué qu’il était possible de demander à être payé en note intermédiaire en attendant la décision de l’autorité de 2ème instance.
De manière générale, les Présidents souhaitent rappeler qu’au niveau pénal, le paiement de l’indemnité AJ intervient relativement vite car ce sont les comptes du tribunal qui sont débités. A l’inverse, les tribunaux ne maîtrisent pas les délais de paiement lorsque le dossier part à la DGAIC.
Frais d’interprète avancés par l’avocat d’office
Sur interpellation du Conseil, les Présidents ont exposé que, pour des raisons pratiques (il suffit que l’interprète ne soit pas référencé dans la base de paiement de l’Etat de Vaud pour que cela pose problème), il est effectivement demandé aux avocats d’avancer ces frais et de les indiquer dans les débours hors forfait. Il est toutefois possible de demander des taxations intermédiaires dans ces cas-là et les Présidents ne sont pas liés par un montant minimal (débours exceptionnels dans des procès civils). Ces frais sont acceptés par les Tribunaux et n’entrent pas dans le forfait de 5% prévu pour les débours.
Octroi de l’AJ et fixation du montant des acomptes mensuels
Sur interpellation du Conseil de l’OAV, les Présidents ont indiqué qu’il n’existait pas de lignes directrices s’agissant de l’octroi, respectivement de la fixation du montant des acomptes, lesquels sont laissés à l’appréciation du magistrat.
Niveau de détail exigé pour le relevé des opérations
Afin de pouvoir déterminer si les opérations concernent bien l’affaire en question, les Présidents ont rappelé qu’ils ont besoin d’un relevé détaillé des opérations, avec l’indication du total des heures d’avocat, y compris collaborateur et le total des heures d’avocat-stagiaire.
Retranchement de correspondances indûment considérées par l’autorité comme étant des mémos
D’entente avec les Présidents, il a été décidé qu’afin d’éviter le retranchement de correspondances indûment considérées comme des mémos, il sera recommandé aux avocats d’adopter la pratique consistant à indiquer « Mémo : 0 » dans la liste des opérations, ce qui permet d’identifier facilement les mémos des correspondances qui doivent effectivement être indemnisées.
Tous les Présidents seront rendus attentifs à l’acceptation de cette pratique qui sera communiquée aux membres de l’OAV.
Fixation/report d’audiences
Refus de prendre en considération des motifs médicaux invoqués par l’avocat pour un report
Sur question du Bâtonnier estimant qu’il est indélicat de la part des magistrats de demander un certificat à un avocat compte tenu de la probité assortie à sa fonction, les Présidents ont indiqué qu’un justificatif peut être requis afin de rendre compte du report pour les autres parties, en fonction des enjeux en présence.
Fixation d’audience sans tenir compte des disponibilités des avocats
Les Présidents ont confirmé que, de manière générale, ils continuent à consulter les avocats pour fixer une audience. Après trois tentatives infructueuses de fixation d’une audience sur la base des disponibilités des avocats, il est néanmoins possible d’arrêter une date sans tenir compte des agendas.
Le Conseil a rendu attentif les Présidents au fait que les avocats vaudois membres de l’OAV qui acceptent un mandat lorsqu’une audience est déjà fixée sont tenus de se rendre disponibles ou alors de renoncer au mandat. Il est demandé que cette règle soit appliquée à tous les avocats (pas seulement membres de l’OAV) pour éviter que les avocats vaudois soient moins bien traités que des confrères des cantons voisins.
Communication
Envois électroniques (OCEI-PCPP) par une plateforme certifiée (p. ex. incamail) et envois ultérieurs de documents papiers (art. 110 al. 2 lit. c CPP, 130 al. 2 lit. c CPC)
Le Conseil a rappelé aux Présidents que, d’après le message du Conseil fédéral, il devait être possible de déposer des écritures par voie électronique uniquement et que si l’autorité exigeait un envoi papier, c’était à elle de se charger des impressions. En effet, l’envoi ultérieur de documents papier ne peut être exigé qu’aux conditions de l’art. 110 al. 2 lit. c CPP, 130 al. 2 lit. c CPC et 8a de l’Ordonnance sur la communication électronique dans le cadre de procédures civiles et pénales et de procédures en matière de poursuite pour dettes et de faillite (« OCEl-PCPP »), c’est-à-dire qu’en cas de problème d’affichage ou d’impossibilité d’ouvrir les fichiers.
Les Présidents ont été invités à diffuser largement l’information au sein des greffes.
Réponse téléphonique / horaires des greffes
Sur interpellation du Conseil, les Présidents ont indiqué que les horaires étaient fixés par le Secrétariat général de l’Ordre judiciaire qui a restreint la réponse téléphonique durant la crise COVID et qu’ils n’ont pas été ré-élargis depuis lors.
L’attention des membres de l’OAV sera attirée sur le fait que la ligne directe du gestionnaire de dossier est en principe mentionnée sur les correspondances.
Convocation d’un interprète
Les Présidents ont exposé qu’un courrier de l’avocat était exigé lorsqu’il était nécessaire de faire appel à un interprète car le courrier est inséré au PV des opérations alors que le téléphone ne présente aucune sécurité et qu’il est trop vite fait de l’oublier.
Mention des parties (et pas seulement des références) sur les correspondances
Sur interpellation du Conseil, les Présidents ont confirmé que le système informatique leur permettait de générer systématiquement les courriers avec le nom des parties.
Constatant qu’il y a parfois des confusions entre le dossier de conciliation et le dossier de fond – lesquels n’ont pas la même référence – les Présidents ont souhaité que l’attention des avocats soit attirée sur la nécessité d’utiliser le bon numéro de référence pour éviter des erreurs d’aiguillage.
Fixation de délai avec la mention « date de réception au greffe »
Les Présidents ont précisé que la mention « date de réception au greffe » était utilisée dans des cas bien précis afin d’attirer l’attention des parties sur le fait que la pièce doit être en mains de l’autorité à la date de l’audience (not. pièces requises en matière de protection de l’union conjugale).
Tribunal de Prud’hommes/TRIPAC
Audiences nocturnes
Sur interpellation du Conseil de l’OAV, les Présidents ont indiqué que, pour des raisons pratiques, il paraissait difficile de modifier le système des audiences nocturnes ou d’avancer le début des audiences en raison de la disponibilité des salles et des Vice-présidents, lesquels exercent généralement une autre activité professionnelle durant la journée.
Les horaires, respectivement la durée des audiences en soirée, varient effectivement d’un Tribunal à l’autre. De manière générale, les audiences de prud’hommes débutent dès 17h45 et ne devraient pas aller au-delà de 22h00.
TRIPAC, causes dont la valeur litigieuse est supérieure à CHF 30’000.-
Les Présidents ont indiqué que les mêmes contraintes étaient applicables pour le TRIPAC. Peu importe la valeur litigieuse, c’est toujours un vice-président qui se voit attribuer le dossier.
Premières plaidoiries
Utilité du bordereau des moyens de preuves synthétisant toutes les offres de preuves (pièces requises, témoins, interrogatoires, expertise, inspection locale, avec mention des allégués concernés)
Les Présidents ont rappelé que les tribunaux apprécient d’avoir un récapitulatif des moyens de preuves synthétisant les offres de preuves en vue de l’audience de premières plaidoiries (pièces requises, témoins, interrogatoires, expertises, inspections locales, avec mention des allégués concernés). Cas échéant, ce document pourrait être fourni d’entrée de cause à l’audience de premières plaidoiries.
Les Présidents ont précisé que, le cas échéant et dans les affaires où l’avocat est désigné d’office, les opérations nécessaires à l’établissement de ce récapitulatif seront indemnisées.
COPAR
Rappel du processus
Les Présidents ont dressé un premier état des lieux positif du projet de Consensus parental. Le travail de coparentalité peut débuter plus tôt avec une prestation offerte au client (5h de médiation ou 5h de travail de coparentalité) ; beaucoup de transactions ont été passées en audience et les parties paraissent satisfaites.
Les Présidents ont souhaité rappeler aux avocats qui demeurent opposés au projet qu’ils privent leurs clients d’une prestation dont ils pourraient bénéficier gratuitement et qui paraît faire ses preuves.
Les Présidents ont ajouté que les Tribunaux faisaient preuve de souplesses avec les avocats et que le temps passé à remplir le formulaire était indemnisé au même titre que le dépôt d’une requête.
Fixation des audiences
Les Présidents ont rappelé que le processus COPAR visait à fixer une audience à 5 semaines, soit très rapidement et parfois sans tenir compte des disponibilités de l’avocat.
Dans ce cadre, des instructions ont été données aux greffes afin de ne pas proposer 2 mercredis ou 2 vendredis pour éviter que les avocats qui ne travaillent pas le mercredi ou le vendredi soient empêchés.
Tribunal des mineurs
Question de la partie représentée par l’avocat (mineur, parents ?) et conflit d’intérêts
Rappelant que le mineur est une partie à l’enquête au même titre que ses représentants légaux, les Présidents invitent les avocats à être plus précis dans les demandes AJ/annonce de mandat afin de pouvoir déterminer précisément qui ils défendent (l’un ou l’autre ou les deux).
TMC
Délai pour statuer sur une demande de mesures de substitution à la détention avant jugement
Le TMC a souhaité rappeler aux avocats que, conformément au CPP, un délai de 3 jours est imparti aux parties pour se déterminer sur une proposition de mesures de substitution à la détention avant jugement et que le TMC a 5 jours pour rendre sa décision.
Or le TMC peut vouloir entendre la personne ou ordonner d’autres mesures que celles proposées par la Direction de la procédure. Si les mesures ne sont pas appropriées, le TMC peut aussi décider de maintenir la détention provisoire.
Dans ce contexte, il est inutile de téléphoner au TMC dans les minutes qui suivent le dépôt des déterminations de l’avocat pour demander de rendre la décision au plus vite.
Par ailleurs, le TMC a indiqué qu’il rencontrait de plus en plus de difficultés à trouver des avocats disposés à intervenir dans le cadre de procédures de détention administrative.
Conformément à un accord avec l’OAV, durant la semaine, il est fait appel aux avocats de la liste « mesures de contrainte » et, durant le week-end, à la permanence de la 1ère heure.
Il sera donc rappelé aux membres de l’OAV que s’ils sont inscrits sur la liste « mesures de contrainte » ils sont tenus d’accepter ce type de mandat sinon ils doivent se retirer. Il sera également rappelé aux avocats qui participent à la permanence de la 1ère heure qu’ils sont tenus d’accepter ces interventions.
