Consultation des dossiers
Sur interpellation du Conseil de l’Ordre, les Juges de paix ont rappelé qu’ils envoient volontiers les dossiers aux avocat·es vaudois pour 24 ou 48h en consultation.
Cela étant, la LVPAE (art. 17) prévoit que les dossiers de protection de l’adulte et de l’enfant (PAE) sont consultés à l’office si bien qu’ils ne sauraient être envoyés. Les offices font toutefois preuve de souplesse. Si le dossier est peu volumineux, il est envisageable de procéder à un envoi de copies de la requête et/ou du signalement à l’avocat.
Concernant les dossiers successoraux, les Juges de paix ont indiqué ne pas être opposés à les envoyer, sur demande de l’avocat·e et pour autant que la taille du dossier se prête effectivement à un envoi postal. Si des originaux figurent au dossier, ceux-ci sont remplacés par des copies pour l’envoi du dossier.
Les Juges de paix ont rappelé que les copies sont gratuites si le mandataire est désigné d’office. Sinon, le tarif est de CHF 0.30 la copie pour les avocat·es, CHF 2.- si c’est l’office qui fait les copies à la demande du justiciable (art. 95 TFJC). La consultation du dossier est au demeurant indemnisable s’il se justifie que l’avocat·e y procède lui/elle-même.
Il a également été précisé que les offices sont plus souples quant aux horaires d’ouverture si une consultation sur place s’avère nécessaire.
Port de la robe ou d’un vêtement noir (art. 92 RAOJ)
Le Conseil de l’Ordre a attiré l’attention des Juges de paix sur l’art. 92 RAOJ qui prévoit que les avocat·es, respectivement les stagiaires, portent la robe ou un vêtement noir en audience.
Procédures de preuve à futur
Interpellés concernant la lenteur des procédures de preuve à futur, les Juges de paix ont exposé que la cause du retard est à rechercher du côté des experts. De manière générale, les opérations nécessitées par la procédure devraient effectivement permettre un traitement rapide du dossier pour autant que toutes les parties donnent suite dans les délais.
Afin d’accélérer le traitement, les juges demandent souvent que les avocat·es proposent tout de suite plusieurs experts.
En conclusion, ce sont principalement les prolongations de délais, la multiplication des parties et les (oppositions aux) questions complémentaires qui rallongent le traitement du dossier. Par ailleurs, les Juges de paix ont relevé qu’il est de plus en plus difficile de trouver des experts qui acceptent le mandat.
Assistance judiciaire
Taxation des dossiers de curatelle de surveillance des relations personnelles (art. 308 al. 2 CC)
Interpellés sur la question de la réduction des opérations des avocat·es d’office dans les dossiers de curatelle de surveillance des relations personnelles, les Juges de paix ont indiqué que lorsqu’ils reçoivent une liste d’opérations, ils examinent si le nombre d’heures consacrées par l’avocat·e paraît raisonnable eu égard à la durée et la complexité du mandat. Le cas échéant, les Juges de paix ne procèdent pas à un examen détaillé des opérations. Cela signifie qu’il faut que le total des opérations paraisse vraiment excessif pour que les Juges revoient la liste.
S’agissant d’opérations particulières qui sortent du cadre du mandat de curateur, les Juges de paix ont indiqué que si la situation est vraiment extraordinaire et que cela a été convenu au préalable, il est possible d’indemniser de telles opérations. Dans le doute, les avocat·es sont invité·es à interpeller en amont le Juge de paix pour savoir ce qui peut être indemnisé ou non, respectivement quelles tâches répondent ou non au mandat. Cas échéant, l’attention des parents doit être attirée sur le fait que ces frais seront à leur charge.
Le Conseil de l’OAV a encore attiré l’attention des Juges de paix sur la problématique relative à la production des pièces nécessaires à la justification des opérations lorsque le magistrat envisage de réduire l’indemnité d’office, et ce afin que les pièces soient recevables dans le cadre d’un éventuel recours contre la fixation de l’indemnité.
D’entente avec les Juges de paix, il a été convenu que les avocat·es seront invité·es à :
- interpeller la/le Juge de paix au préalable en cas de doute sur l’étendue de leur mission ;
- justifier des opérations qui sortiraient du cadre du mandat de curateur au moment de la présentation de leur liste ;
- indiquer tenir à disposition du magistrat les pièces nécessaires s’il estime utile d’en prendre connaissance avant d’arrêter l’indemnité.
Utilisation d’un logiciel de désignation aléatoire des avocat·es d’office
A la suite de la dernière rencontre, il avait été convenu que l’OAV établirait une liste des avocat·es intéressé·es à être désignés curateurs en application de l’art. 308 al. 2 CC. Or, à la suite de la communication de l’OAV, des avocat·es se sont spontanément annoncé·es comme intéressés auprès des Justices de paix.
Les Juges de Paix ont précisé que, pour les mandats de curatelle, ils recherchent idéalement des avocat·es qui ont une spécialisation en droit de la famille ou qui ont déjà assumé ce type de mandat.
Afin d’assurer une égalité de traitement entre les avocat·es, le Conseil de l’Ordre a proposé aux Juges de paix d’utiliser le logiciel de désignation aléatoire développé par l’OAV pour les désignations d’office en matière pénale (utilisé par le Ministère public vaudois). Subsidiairement, il serait possible d’établir une liste Excel qui serait transmise à intervalle régulier.
NB : le principe du logiciel de désignation aléatoire a été soumis à l’Assemblée générale du Collège des juges de paix lors de sa séance du 16 novembre 2023.
Les membres présents ne s’y sont pas montrés favorables, se prononçant plutôt en faveur de l’établissement d’une liste d’avocat·es intéressé·es à fonctionner comme curateurs, laquelle serait mise à jour régulièrement.
Comparution personnelle en général pas obligatoire (sauf en conciliation), donc demandes de dispense sans objet
Les Juges de paix ont souhaité rappeler aux avocat·es qu’il est inutile de demander une dispense de comparution personnelle lorsque celle-ci n’est pas obligatoire (cela figure sur la citation cas échéant, respectivement la conséquence de l’absence).
Le cas échéant, il suffit d’informer l’office que la personne ne comparaîtra pas personnellement. La courtoisie est appréciée tant qu’elle ne nécessite pas une réaction du juge.
Nombre de requêtes et bordereaux (art. 131 CPC), un seul exemplaire pour l’AJ et les séquestres
Les Juges de paix ont rappelé que le CPC exige la production d’un exemplaire pour chaque partie adverse et un pour le dossier mais qu’il ne sert à rien d’en envoyer davantage.
En cas d’envoi d’un nombre insuffisant d’exemplaires, la requête ne sera pas déclarée irrecevable. Un délai sera imparti à l’avocat·e pour compléter son envoi le cas échéant.
Concernant les bordereaux de pièces, il a été rappelé qu’il est nécessaire de faire figurer dans le courrier d’accompagnement la mention selon laquelle le confrère adverse reçoit « un exemplaire du lot de pièces sous bordereau que je certifie en tous points conforme à celui qui vous est remis », mention qui dispense l’avocat·e de remettre plusieurs exemplaires à l’autorité.
Pour ce qui concerne les requêtes AJ et de séquestre, un seul exemplaire suffit.
A l’inverse, en matière de mainlevée, le nombre d’exemplaires doit être respecté (art. 131 CPC), y compris en cours de procédure lorsque des lettres contiennent des conclusions.
Demande AJ dans courrier et bordereau séparés (sinon communication à la partie adverse)
Il est recommandé aux avocat·es de requérir l’AJ dans un courrier séparé, avec un bordereau séparé afin d’éviter que la requête et les pièces soient portées à la connaissance de la partie adverse. Le client peut ne pas avoir envie que sa situation financière soit dévoilée à la partie adverse.
Utilisation des boîtes e-mail et e-fax seulement pour les urgences absolues
Les avocat·es sont invité·es à n’utiliser les boîtes e-mail et e-fax pour les urgences uniquement. Il est inutile de doubler l’envoi de courriers par e-mail. La Justice de paix n’est pas valablement saisie par un e-mail ou un e-fax.
