Assistance judiciaire
Retard dans le paiement des indemnités
Sur la base de tableaux établis par la Commission AJ de l’OAV, vivement remerciée pour son travail, le Conseil de l’OAV a exposé que le délai moyen de paiement des indemnités AJ en matière civile serait de l’ordre de 90 jours, avec des situations exceptionnelles où l’avocat·e ne serait pas payé après 1 an.
Sous réserve des taxations intermédiaires, où le paiement d’avances semble beaucoup plus rapide, le Conseil de l’OAV déplore que des avocat·es doivent attendre plusieurs mois pour être payés, d’autant plus que l’on sait que l’Etat de Vaud paie très rapidement lorsque le dossier arrive à la DGAIC.
La Confrérie a confirmé que le système des indemnités intermédiaires fonctionnait bien et ne devait pas être changé.
S’agissant des délais de paiement, les Président·es ont rappelé qu’il fallait attendre l’entrée en force de la décision tout en admettant que les pratiques variaient au sein des arrondissements et qu’il arrivait qu’un laps de temps plus ou moins long s’écoule entre la décision de taxation définitive et la transmission de l’ordre de paiement à la DGAIC. Ils/elles s’étonnent tout de même du délai moyen de paiement des indemnités à 90 jours.
Le retard paraît néanmoins global et la situation s’inscrit dans un contexte de surcharge généralisée des greffes. Plusieurs facteurs ont été identifiés pour expliquer ces retards :
- En premier lieu, le fait d’adresser des listes d’opérations complètes avec les totaux qui distinguent le travail des stagiaires des celui des avocat·es permet de gagner un temps précieux ;
- En second lieu, le nombre d’affaires ne cesse d’augmenter alors que l’effectif ne suit pas et qu’un certain nombre d’absences sont à déplorer au sein des greffes.
Les Président·es se sont donc engagé·es à examiner au sein de leur greffe respectif si des dysfonctionnements pouvaient être mis en évidence afin d’améliorer le processus et réduire les délais.
Défraiement des déplacements en foyer ou école pour les curateurs
Le Conseil de l’OAV a interpellé les Président·es sur la possibilité d’indemniser, au même titre que les déplacements en prison, les déplacements en foyer ou à l’école d’un·e curateur·trice à hauteur de CHF 120.-.
Les Président·es estiment que le règlement ne s’oppose pas à ce que les déplacements en foyer ou à l’école soient indemnisés à hauteur de CHF 120.-.
Liste d’opérations (pénal et civil) avec un total des heures de l’avocat breveté et un total distinct des heures du stagiaire, le tout en distinguant aussi avant 2024 et après
Les Président·es souhaitent rappeler aux membres de l’OAV que la liste des opérations, au pénal comme au civil, doit comporter le total des heures par année (pour des raisons de TVA), en distinguant celles du stagiaire de celles de l’avocat breveté (dès lors que ce n’est pas le même tarif).
Demandes AJ complètes
Les Président·es ont rappelé que les demandes AJ devaient être complètes (formulaire et pièces justificatives) pour que le Tribunal entre en matière. Tout envoi incomplet implique une perte de temps pour le greffe. Si l’avocat·e ne dispose pas encore de toutes les pièces, les magistrat·es recommandent d’adresser le formulaire signé tout de suite en indiquant dans le courrier d’accompagnement que l’avocat·e fera parvenir les pièces justificatives dans un délai de [X] jours. Il est indispensable de préciser que les pièces seront produites ultérieurement. Ainsi, le tribunal peut agender le délai et n’a pas besoin de répondre et l’AJ sera accordée à la date de signature du formulaire.
Traitement des dossiers
Prolongations de délai
Sur interpellation du Conseil de l’OAV, les Président·es ont confirmé qu’il n’y avait pas (plus) de pratique uniforme s’agissant du nombre de prolongations de délai accordées par les greffes. Les deux premières demandes de prolongation sont accordées de droit. Pour la 3e, le Tribunal interpelle généralement la partie adverse (sauf si l’avocat·e se prévaut de son accord).
Pour le surplus, cela dépend du dossier et de la personne qui demande la prolongation : si c’est le demandeur qui demande des prolongations, elles seront accordées ; si on constate en revanche qu’une partie joue la montre, le tribunal va se montrer plus strict.
Fixation des audiences
Il a été constaté par les avocat·es que les nouvelles audiences étaient fixées de plus en plus loin dans le temps (p. ex. : RCAC, audience fixée à 5 mois).
Les Président·es sont conscients du problème mais ne disposent malheureusement pas des ressources suffisantes pour y remédier (manque d’effectifs et/ou de salles d’audience).
Ils/elles ont rappelé que la consultation des avocat·es était une tâche chronophage pour les greffes qui implique, pour perdurer, de faire preuve de flexibilité aussi bien du côté des avocat·es que des magistrat·es.
A défaut pour le secrétariat des études d’avoir accès à l’agenda des avocat·es, il est indispensable de rappeler rapidement lorsque le greffe propose des dates pour fixer des audiences. Les dates ne pouvant être bloquées, l’absence de réponse rapide sur les dates proposées aux avocat·es implique désormais une fixation d’office.
Difficultés à contacter les Tribunaux
Confronté·es à un problème de moyens face au flux de dossiers et de travail, les Président·es ont exposé que les greffes en sous-effectif étaient contraints de mettre la priorité dans le traitement des dossiers plutôt que de répondre au téléphone par exemple, ce qui peut expliquer les difficultés rencontrées par les avocat·es pour contacter téléphoniquement les offices. Tant que le nombre d’affaires augmente sans augmentation proportionnelle de l’effectif et des moyens, la situation paraît vouée à perdurer.
Courriers doublés d’efax sans urgence
Les Président·es souhaitent rappeler que l’e-fax ne doit être utilisé qu’en cas d’urgence et qu’il est inutile de doubler un envoi postal d’un e-fax. A l’exception des cas d’enlèvement d’enfants ou d’hypothèque légale des artisans et entrepreneurs, les tribunaux ne traitent aucune requête via e-fax.
Procédure civile
Tableau relatif au calcul des contributions d’entretien
Le Conseil de l’OAV a indiqué qu’il avait manifesté, auprès du Tribunal cantonal, le souhait de participer financièrement au développement d’un logiciel commun pour le calcul des contributions d’entretien. Il est dans l’attente d’un retour du TC qui devait rencontrer l’ACI concernant la formule de calcul de la charge fiscale.
COPAR
Les avocat·es sont informé·es que, dans le cadre du projet COPAR, la deuxième audience est désormais fixée à 5 mois au lieu de 4 car la pratique montre que les 4 mois sont parfois insuffisants pour permettre aux parties de bien entamer la médiation voire de la terminer.
Procédure pénale
Formulaire de dispense de comparution personnelle présenté aux parties plaignantes avant l’audience
Interpellé·es sur la formulation du formulaire de dispense de comparution personnelle présenté par les tribunaux aux parties plaignantes avant les audiences, les Président·es ont précisé que ce formulaire n’était envoyé qu’aux personnes dont on pensait qu’elles ne viendraient pas afin, précisément, de leur permettre de faire valoir leurs droits.
Le contenu du courrier d’accompagnement sera néanmoins (ré)examiné par la Confrérie des Président·es afin de s’assurer qu’il est suffisamment compréhensible et que l’attention des plaignants est attirée sur le fait que lorsqu’on choisit le chiffre III du formulaire, cela entraine un retrait irrévocable des conclusions civiles.
Consultation du dossier avant l’audience
Les Président·es souhaitent attirer l’attention des avocat·es sur le fait que les tribunaux ne disposent pas (encore) de dossiers numérisés ou de lien à fournir aux conseils pour accéder à un dossier électronique.
Il appartient donc aux avocat·es de s’organiser en amont pour demander la consultation du dossier dans un délai raisonnable (idéalement deux semaines avant l’audience). Passé ce délai, le dossier physique doit être à la disposition du/de la magistrat·e, respectivement des juges afin qu’ils puissent préparer leur audience.
Auditions des enfants
(Uniformité de) pratique des magistrat·es pour les auditions d’enfants ?
Les Président·es ont indiqué qu’ils/elles procédaient à l’audition des enfants dans les salles disponibles, lesquelles leur semblent adaptées à de telles auditions. Tous les tribunaux ne disposent pas d’une salle dédiée pour les auditions et aménagée pour les enfants. L’enfant est entendu seul, sans son représentant légal, pour qu’il exprime sa voix. Exceptionnellement et selon les circonstances, il peut être accompagné de son curateur s’il en a un, mais uniquement pour faciliter son audition.
L’audition des enfants par le/la magistrat·e dépend des cas et des tribunaux. Dans le cadre du processus COPAR, c’est toujours le/la magistrat·e qui va statuer qui entend l’enfant. Il en va de même en présence d’une situation très conflictuelle autour de l’enfant.
Tribunal des mineurs
Présence de la partie plaignante aux débats
Sur interpellation du Conseil de l’OAV, la représentante du Tribunal des mineurs a indiqué que, dans le canton de Vaud, la partie plaignante n’est généralement pas citée à comparaître mais que si elle est assistée d’un·e avocat·e, ce/cette dernier·ère est informé·e et on accepte qu’il/elle participe aux débats.
Il est vrai que les pratiques diffèrent, y compris en Suisse romande. A Genève, les parties plaignantes ne sont jamais admises aux débats. En Valais et à Fribourg, les magistrats acceptent l’avocat·e de la partie plaignante uniquement.
Tribunal des mesures de contrainte
Désignation des conseils d’office dans les détentions administratives (permanence OAV, refus de mandat, etc.)
La représentante du TMC souhaite rappeler aux avocat·es inscrit·es sur la liste « Mesures de contrainte », respectivement à celles et ceux qui participent à la permanence de la 1ère heure, qu’ils/elles sont tenu·es d’accepter les désignations d’office dans les cas de détention administrative. Alternativement, ils/elles sont prié·es de se désinscrire car le TMC est lié par des délais très court pour désigner un·e avocat·e, fixer l’audience et organiser le transfert.
Le TMC a également été informé, concernant les détentions administratives à Frambois/Favra, que ces deux établissements avaient constaté un manque de réactivité et d’implication des avocat·es vaudois·es par rapport aux autres cantons.
Les membres de l’OAV sont donc rendus attentifs à la possibilité d’organiser des entretiens téléphoniques avec les clients détenus administrativement et au fait qu’il n’est pas indispensable de rencontrer le client en détention, a fortiori lorsqu’il se trouve à Genève.
Demande de prolongation de la détention provisoire
Constatant qu’il arrive fréquemment que le courrier impartissant un délai de 3 jours pour se déterminer parvienne à l’avocat·e avant même la demande de prolongation du MP sur laquelle l’avocat·e est invité·e à se déterminer, le Conseil de l’OAV a suggéré au TMC de modifier sa pratique et de joindre la demande de prolongation de la détention provisoire en annexe. Il a néanmoins été convenu de ne pas modifier en l’état une pratique qui fonctionne globalement bien depuis 2011 mais de relever le nombre de situations concernées et d’apprécier s’il y a lieu de procéder différemment à l’avenir.
