Assistance judiciaire
Octroi de l’AJ (ou non) dans la décision au fond et restriction de l’accès à la justice
Le Conseil de l’OAV a souhaité aborder à nouveau la problématique que pose le fait de statuer sur la demande d’assistance judiciaire en même temps que la décision au fond (2ème instance). Cette pratique place l’avocat·e dans une situation délicate car il/elle doit demander à son client de verser une provision avant le dépôt du recours ou de l’appel s’il/elle ne veut pas prendre le risque d’un recouvrement difficile de ses honoraires en cas de refus de l’assistance judiciaire, respectivement de l’appel.
Le Tribunal cantonal a rappelé que le Juge de deuxième instance est tenu d’examiner les chances de succès et, dès lors qu’une décision a déjà été rendue en première instance, il ne peut être que plus restrictif lorsqu’il procède à cet examen. A cela s’ajoute que le juge qui statue sur le bénéfice de l’assistance judiciaire devrait se récuser.
Les juges cantonaux ont confirmé qu’ils n’entrent pas en matière sur des requêtes AJ anticipées dès lors que la condition des chances de succès et de l’indigence ne sont pas démontrées. Si le Tribunal estime que l’appel n’est pas infondé et qu’il impartit un délai de réponse, l’AJ est en principe accordée. Il est vrai que si l’appel est rejeté, l’AJ est généralement refusée.
Le Conseil de l’Ordre a expliqué que cette pratique est susceptible de restreindre l’accès à la justice : lorsqu’on sait que le client n’a pas les moyens de supporter les frais, cela implique que soit on restreint son accès à la justice en renonçant à faire appel faute de provision, soit on prend le risque de ne pas être payé.
De son côté, l’autorité de deuxième instance a indiqué qu’elle ne pouvait pas statuer sur l’AJ avant de disposer de l’appel motivé qui lui permettra de procéder à un examen des chances de succès.
Il est ressorti de la discussion qu’il paraît difficile de trouver une solution si ce n’est, pour l’avocat·e, d’exiger le paiement d’une provision avant le dépôt de l’appel.
Retards dans le prononcé et le paiement des indemnités AJ (en 1ère instance)
Le Conseil est revenu sur la question des délais de paiement des indemnités AJ, une fois que la décision a été rendue et l’indemnité fixée.
Il a signalé aux représentants du Tribunal cantonal que l’OAV avait été informé, tardivement, d’un dysfonctionnement informatique au sein de la DGAIC qui avait paralysé le paiement des indemnités aux conseils d’office durant plusieurs semaines.
Sur la base de données recueillies par la Commission AJ de l’OAV, le Conseil de l’Ordre a indiqué que le délai moyen de paiement des indemnités à partir de l’entrée en force de la décision se situait à 90 jours; étant rappelé que l’avocat·e fait déjà la banque pendant toute la durée du dossier.
Quand bien même des mesures ont été prises par les Tribunaux d’arrondissement afin d’essayer d’identifier où se situe(nt) le(s) problème(s), le Conseil de l’OAV a fait part de son mécontentement, estimant qu’un délai de plusieurs mois était inacceptable.
Du côté du Tribunal cantonal, il a été indiqué que toutes les décisions de taxation intermédiaire étaient immédiatement envoyées pour paiement à la DGAIC et que le paiement avait lieu très rapidement.
Il a également été rappelé que lorsque la décision fait l’objet d’un appel, les avocat·es ont la possibilité de demander le paiement en attestant que l’appel ne porte pas sur l’indemnité du conseil d’office.
Le Tribunal cantonal a confirmé que des dysfonctionnements avaient été identifiés auprès de quelques offices avec lesquels il travaille activement. Il a assuré qu’il n’y avait aucune volonté de retarder le paiement des indemnités mais que des situations compliquées/individuelles pouvaient arriver et devaient être signalées le cas échéant.
En l’absence de paiement d’une indemnité AJ dans un délai raisonnable à compter de l’entrée en force de la décision, les membres de l’OAV sont invités à (1) vérifier auprès de l’office si/quand l’ordre de paiement a été transmis à la DGAIC et (2), dans les situations où le paiement ne parvient pas rapidement après intervention auprès de l’office, faire part des dysfonctionnements constatés au Secrétariat général de l’Ordre judiciaire.
Le Tribunal cantonal s’est quant à lui engagé à rappeler aux Président·es de première instance et Juges de paix l’importance d’assurer rapidement le suivi de ces dossiers et en particulier l’exequatur des jugements qui doit être attestée sans délai.
Interpellation préalable du conseil d’office avant le retranchement d’opérations
Le Conseil de l’Ordre a indiqué qu’il serait souhaitable d’interpeller au préalable l’avocat·e afin de lui offrir la possibilité de se déterminer lorsqu’un magistrat entend retrancher des opérations de sa liste.
Estimant que cette interpellation préalable paraît difficile à mettre en œuvre compte tenu des délais et des démarches supplémentaires que cela implique, le Tribunal cantonal a exposé être d’avis qu’il appartient à l’avocat·e de fournir spontanément des explications si ses opérations tiennent compte d’une situation particulière ou que des opérations « insolites » y figurent pour une raison que le juge ignore (sous réserve du secret professionnel).
Des juges cantonaux ont cependant confirmé qu’il leur arrivait d’interpeller l’avocat·e, en matière civile, lorsque le montant des opérations paraissait manifestement excessif.
Procédés exigés de l’avocat pour le recouvrement des dépens dus à son client d’office
Le Conseil de l’Ordre a fait part de sa surprise s’agissant des démarches exigées d’un avocat vaudois pour tenter de récupérer les dépens qui lui ont été alloués (indemnité d’office à charge de la partie adverse).
L’avocat en question a engagé des poursuites contre la société aux fins de recouvrer les dépens (opposition totale, mainlevée puis commination de faillite) et engagés des frais à hauteur de CHF 700.-, sans compter les heures consacrées et l’impossibilité de réclamer des intérêts.
Le Tribunal cantonal a indiqué qu’une directive interne précise qu’il ne faut pas être trop formaliste dans les démarches attendues des avocat·es pour tenter de recouvrer les dépens. L’avocat·e doit rendre vraisemblable que les dépens ne pourront pas être recouvrés.
Les juges cantonaux ont confirmé qu’un rappel serait fait au sein de l’OJV concernant la directive.
Droit de la famille
Modification de l’art. 239 al. 1 CPC vs Circulaire du TC N°21 (2010)
Le Conseil de l’Ordre a exposé qu’à la lecture de l’art. 239 al. 1 CPC, dans sa version actuelle entrée en vigueur le 1er janvier 2025, il apparaissait que la Circulaire n°21 devrait être modifiée, en tenant compte de la volonté du législateur de renoncer à la motivation systématique pour permettre aux parties de se voir notifier (plus) rapidement un dispositif.
Concédant que cette circulaire était en partie contradictoire avec la nouvelle version de l’art. 239 al. 1 CPC, le Tribunal cantonal s’est engagé à réfléchir à la pratique afin d’examiner si une modification paraît effectivement justifiée. Il a relevé que ce que prévoit la circulaire est en faveur du justiciable dès lors que, pour les cas où une demande en modification du jugement de divorce serait déposée, il est difficile de statuer en l’absence de jugement motivé. En outre, la manière dont l’art. 239 CPC est rédigé laisse quand même une marge d’appréciation au magistrat. Il a par ailleurs été constaté que des avocat·es demandaient systématiquement la motivation du jugement.
Tableau relatif au calcul des contributions d’entretien
Le Conseil de l’Ordre a rappelé que, lors de la précédente rencontre, l’OAV avait proposé au Tribunal cantonal de prendre en charge les coûts de développement d’un outil/logiciel de calcul à l’attention des avocat·es et des magistrat·es afin que tout le monde dispose des mêmes bases de calcul pour simplifier les discussions et perdre moins de temps en audience.
Le Tribunal cantonal a indiqué qu’il y avait eu de grands avancements sur les fichiers Excel, que des tests avaient été effectués pour s’assurer de la stabilité de la dernière version. Dès que les fichiers Excels seront définitivement stables, le Tribunal cantonal les mettra à disposition des avocat·es vaudois·es à des conditions encore à déterminer.
CDAP
Même délai imparti au recourant pour le paiement de l’avance de frais et à l’intimé pour répondre – cas isolé ?
Le Tribunal cantonal a confirmé que la pratique de la CDAP était de procéder en deux temps, soit en sollicitant des déterminations de la partie intimée uniquement à réception de l’avance de frais. Il a été ajouté que si un·e recourant·e souhaite accélérer la procédure, il paie rapidement l’avance de frais et un délai de réponse est imparti aux autres parties à réception.
Tribunaux de Prud’hommes
(In)compétence des Vice-Président·es pour ordonner des mesures d’instruction
Le Conseil de l’Ordre a exposé qu’il avait été porté à sa connaissance que les Vice-Président·es n’ordonnaient pas/plus de mesures d’instruction, lesquelles étaient déterminées par les Président·es de chambre. Il estime que redonner cette compétence aux Vice-présidents aurait pour effet de décharger les président·es et permettrait une meilleure appréciation des cas, la personne étant appelée à juger le litige ayant une meilleure connaissance du dossier et étant plus à même de décider si des témoins doivent être entendus ou des pièces requises. Quelques exemples concrets ont été cités pour illustrer ce propos.
Constatant qu’avoir deux personnes qui décident dans un même dossier pourrait effectivement s’avérer contre-productif et que les explications données étaient de nature à remettre en question le système actuel, le Tribunal cantonal s’est engagé à y réfléchir.
DIVERS
Communication systématique de la composition du Tribunal avant l’audience
Le Conseil de l’Ordre a exposé qu’il lui paraissait souhaitable que la composition du Tribunal soit systématiquement communiquée aux avocat·es avant l’audience, en particulier lorsque la Cour est composée de juges assesseurs non professionnels. L’absence de communication de la composition du Tribunal est effectivement susceptible de donner lieu à des situations délicates où on constate, par exemple, en audience que le client a un motif de récusation à l’encontre de l’un·e des juges.
Relevant qu’il pourrait être rappelé aux assesseurs qu’ils doivent refuser de siéger s’ils ont un lien quelconque avec les parties ou que la composition pourrait être systématiquement communiquée au moment de la convocation à l’audience, le Tribunal cantonal s’est engagé à empoigner la problématique et réfléchir à une solution.
(Absence de) Prestation de serment des avocat·es qui n’ont pas effectué leur stage dans le canton de Vaud
Il a été constaté que le canton peut imposer la prestation de serment au moment de l’entrée en stage mais que, lors de l’inscription au registre des avocats, c’est la LLCA qui s’applique, laquelle ne prévoit pas de prestation de serment. Le Tribunal cantonal estime que le canton de Vaud ne peut pas empiéter sur le droit fédéral en ajoutant une condition d’inscription que la LLCA ne prévoit pas.
Cas échéant, le problème devrait donc être porté à la connaissance de la FSA afin d’envisager une révision de la LLCA.
Constatant néanmoins que l’absence de mention/date d’assermentation pour les avocat·es qui ont effectué un stage hors canton était susceptible de prêter à confusion, le Tribunal cantonal a indiqué qu’il ne voyait pas d’objection à renoncer à faire apparaître cette ligne sur l’inscription de l’avocat·e au registre lorsqu’aucune date d’assermentation n’est mentionnée.
Communication électronique
Sur interpellation du Conseil de l’Ordre, il a été indiqué que le SGOJ avait développé des adresses e-mail pour la réception des communications Incamail/PrivaSphere pour plusieurs offices et continuait de le faire en fonction de l’augmentation du volume des communications. La boîte générale demeure pour tous les offices qui n’ont pas (encore) leur propre boîte.
Le SGOJ communiquera à l’OAV l’annuaire à jour des adresses e-mails pour la réception des communications Incamail/PrivaSphere (lien).
Communication des coordonnées des interprètes
Sur interpellation du Conseil de l’Ordre, il est indiqué que la liste d’interprètes à laquelle les différentes autorités peuvent avoir accès est centralisée et tenue par la Police cantonale.
L’OAV interpellera donc les représentants de la Police cantonale pour s’assurer qu’il est possible de se référer à la précédente communication émise à l’attention des membres de l’OAV sur les conditions d’accès aux coordonnées des interprètes.
Avocats stagiaires – (rappel obligations stagiaires : stage interrompu, fin stage, radiation)
Le Tribunal cantonal a souhaité rappeler aux avocat·es-stagiaires qu’il leur incombe d’informer sans délai le Tribunal cantonal (et l’OAV !) en cas d’interruption de stage, respectivement lorsque le stage a pris fin et de renvoyer leur carte de légitimation.
Levée du secret professionnel de l’avocat
Les membres de l’OAV sont rendus attentifs au fait que, dans les cas de recouvrement des honoraires, il convient que l’avocat·e expose sommairement pourquoi une provision n’a pas été demandée, si un rappel a été adressé au client et pourquoi la levée du secret professionnel n’a pas été demandée au client.
La fourniture de ces éléments directement dans la requête permet de gagner du temps et de prononcer la levée plus rapidement.
