A l’attention des avocat(e)s inscrit(e)s sur la liste de la Permanence de la 1ère heure
Chères Consœurs, Chers Confrères,
Poursuivant sa modernisation, l’OAV s’est doté d’un module informatique, intégré à la plateforme 1h.oav.ch, permettant la saisie en ligne des rapports d’intervention et de coordination des semaines de garde attribuées aux avocat(e)s dans le cadre de la permanence de la 1ère heure.
Cet outil, qui sera opérationnel à compter du lundi 5 juillet 2021, présente l’avantage de procéder à l’envoi des rapports directement au Secrétariat de la Permanence et de générer des rappels automatiques aux avocat(e)s qui auraient omis de le faire durant leur semaine de garde. Une fois les rapports saisis, il permettra également d’extraire les statistiques de la permanence par semaine de garde, respectivement par quadrimestre et par année.
Les rapports « à imprimer » demeureront toutefois envoyés par le Secrétariat de la Permanence avec les plannings pour celles et ceux qui préfèreraient compléter un document physique durant leur semaine de garde, mais il vous incombera de les saisir ensuite via l’outil susmentionné.
Concrètement, il vous suffira de vous connecter sur la plateforme 1h.oav.ch (il s’agit de la plateforme sur laquelle vous saisissez vos disponibilités pour la planification des quadrimestres) avec votre login habituel.
En cliquant sur le bouton « Gestion des rapports », vous accéderez au module de saisie des rapports relié aux semaines de garde qui vous ont été attribuées. Ce module est séparé en deux parties :
- Les boutons bleus (« + Nouveau rapport d’intervention » et « + Nouveau rapport de coordination ») permettent la saisie des rapports. Afin d’éviter toute erreur, la saisie d’un rapport n’est possible que si vous étiez de garde à la date indiquée.
- Une fois le rapport saisi, vous avez la possibilité de l’enregistrer comme brouillon (par exemple si vous choisissez de compléter vos rapports directement sur cet outil et que votre journée/mission n’est pas terminée) ou de le transmettre directement au Secrétariat (si vous n’avez pas d’autre opération à saisir pour le rapport en question).
- Les boutons rouges (« Confirmation semaine X – 2021 ») doivent être utilisés à la fin de la semaine de garde, pour confirmer que vous avez transmis tous les rapports (intervention et/ou coordination) relatifs à la semaine en question.
Nous saisissons l’occasion de vous rappeler que, conformément au Dispositif d’organisation de la permanence de l’OAV pour l’avocat de la 1ère heure :
« Pour chaque mission, l’avocat remplit un rapport d’intervention détaillé. Ce rapport pourra notamment servir de base au calcul de l’indemnité qui devra être allouée dans les cas de défense d’office ou de défense obligatoire. Chaque rapport d’intervention sera transmis dans les plus brefs délais – et au plus tard 24 heures après la fin de la mission – au Secrétariat de la Permanence.
L’avocat qui n’aura pas, après un rappel, remis au secrétariat de la permanence de l’avocat de la 1ère heure ses rapports d’intervention dans le délai qui lui aurait été imparti, pourra être sanctionné d’un avertissement. En cas de second avertissement, pour les mêmes motifs, une mesure d’exclusion des plannings des deux quadrimestres suivants pourra être prononcée par la Commission, sauf circonstances exceptionnelles et particulières ».
Le Guide du Coordinateur prévoit quant à lui ce qui suit :
« – Le coordinateur rend rapport du déroulement de sa mission
Durant sa mission, le coordinateur remplit une fiche dans laquelle il détaille les interventions, le nom des avocats désignés ainsi que tous les éléments ayant une influence sur le tournus (impossibilité de joindre un avocat, refus de mission, etc…).
Une attention particulière doit être portée aux rapports de coordination sur lesquels figurent non seulement les missions attribuées, mais également l’ensemble des communications faites dans le cadre de la coordination.
Les éléments figurant sur ce rapport doivent permettre à la Commission de la permanence de la 1ère heure de reconstituer facilement le déroulement d’une semaine de garde.
Ce rapport doit être remis dans les plus brefs délais au secrétariat de la permanence et au plus tard dans les 24 heures suivant la fin de la semaine de garde. A défaut de rapport, la rémunération du coordinateur n’intervient pas.
[…]
Sanction
Durant la semaine de garde, le coordinateur qui ne respecte pas les règles décrites ci-dessus sera – sauf circonstances particulières et exceptionnelles – averti. En cas d’un second non-respect des règles, durant une période de deux ans, il sera – sauf circonstances particulières et exceptionnelles – exclu des plannings des deux quadrimestres suivants à planifier ».
Vous remerciant de votre attention, nous demeurons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et vous prions de croire, chères Consœurs, chers Confrères, à l’assurance de nos sentiments bien dévoués.